Wat is een archiefbewaarplaats?

De term Archiefbewaarplaats is bedoeld voor archiefopslag die voldoet aan de hoogste wettelijke eisen zoals deze in de nieuwe archiefregeling staan omschreven. De archiefbewaarplaatsen bij VADA zijn voor, tijdens en na de bouw goedgekeurd door een onafhankelijke consultant die meerdere archiefbewaarplaatsen voor overheidsinstellingen en gemeenten heeft ontwikkeld.

Voor welk archief is de archiefbewaarplaats geschikt?

Instellingen/bedrijven met archief met lange bewaartermijnen
(Semi-)overheidsinstellingen
Gemeenten
Notarissen
Bedrijven met lange/rijke historie

Aan welke eisen moet een archiefbewaarplaats voldoen?

Verzwaarde constructie bestand tegen granaatinslag
Constante temperatuur & luchtvochtigheid
Luchtzuivering (koolstoffilters)
Brandbeveiliging
Inbraakbeveiliging
Toegangscontrole
etc. (zie Regeling Bouw en Inrichting Archiefruimten en Archiefbewaarplaatsen

Hoe wordt het archief voorbereid voor plaatsing?

VADA raadt aan om het archief alvorens het in de archiefbewaarplaats te plaatsen de volgende handelingen te laten ondergaan.

Verwijderen nietjes/paperclips en andere metalen voorwerpen
Stofvrij maken van dossiers/dozen
Plaatsen van dossiers in zuurvrije archiefdozen

Dit kunt u zelf doen of door ons laten verzorgen in de speciaal daarvoor ingerichte quarantaine ruimte. Wij kunnen u ook zuurvrije archiefdozen leveren.

Quarantaine ruimte

De quarantaine ruimte is gebouwd om nieuw archief te testen op contaminatie en vochtgehalte. Ook wordt het archief hier voorbereid voor plaatsing in de archiefbewaarplaats. Deze ruimte heeft zijn eigen luchtbehandeling om contaminatie met de archiefbewaarplaats te voorkomen.

Mocht archief vervuild/nat zijn dan wordt deze voor behandeling overgebracht naar onze calamiteitendienst.