Vernietiging van archieven

Na het verstrijken van de bewaartermijn van een archiefstuk zult u deze willen vernietigen. Om te zorgen dat u de juiste dossiers vernietigd zult u waarschijnlijk een classificatieschema maken waardoor u de verschillende soorten dossiers de juiste metadata meegeeft en daarmee ook de juiste vernietigingstermijn. Deze vernietigingstermijn zal zowel de juridische als bedrijfsmatige aspecten van de dossiers in ogenschouw moeten nemen.

Het op tijd vernietiging van uw archief levert u een directe financiële besparing op uw bewaarkosten. Let wel dat wanneer het archief vernietigd is deze ook voor bedrijfsmatige doeleinden niet meer beschikbaar is.

Met behulp van onze professionele archiefopslag database kunnen wij de bewaartermijnen voor u in de gaten houden. Via onze database worden wij gewaarschuwd wanneer een archiefstuk mag worden vernietigd. Wij zullen u hiervan een lijst ter controle en ondertekening toesturen. Alleen dit ondertekende exemplaar geeft VADA het recht de archiefstukken daadwerkelijk te vernietigen. Deze methode zorgt ervoor dat u geen onnodige kosten heeft door archief te lang te bewaren, maar geeft u ook zekerheid dat er niets zonder uw toestemming vernietigd kan worden en dat het archief altijd toegankelijk blijft.

Ook komt het voor dat bewaartermijnen tussentijds worden aangepast. Door de juiste informatie (documenttype, recordserie, afsluitingsdatum) aan het archief mee te geven kunnen deze wijzigingen gemakkelijk in één automatische handeling worden overgenomen. Zodoende kunt u ervan op aan dat u archiefstukken niet te lang maar zeker ook niet te kort bewaard.

De vernietiging zelf vindt plaats bij een ISO & CA+ gecertificeerd archiefvernietigingbedrijf in een afgesloten ruimte. Indien u dat wenst kunt u daarbij aanwezig zijn. Van elke vernietiging wordt een certificaat verstrekt.