Digitaliseren van archief
Hoe je het ook went of keert, bedrijven en instellingen krijgen steeds meer te maken met digitale informatie. Digitaal werken heeft verschillende voordelen;
Tijdswinst
Voor de dagelijkse bedrijfsvoering levert dit tijdwinst op aangezien een document niet meer van één locatie naar een andere hoeft te worden vervoert. In plaats hiervan kan een document worden ge-e-maild of worden bewaard en gedeeld in bijvoorbeeld een CRM of DMS systeem. Dit kan bij documenten welke door meerdere medewerkers moet worden bekeken en beoordeeld een grote tijdswinst opleveren.
Beschikbaarheid
Digitale documenten kunnen gemakkelijk door meerdere personen op hetzelfde moment worden gebruikt. Door documenten in een Document Management Systeem te plaatsen kunnen meerdere personen deze documenten tegelijk raadplegen.
Financiële besparing
Door het gebruik van digitale documenten is het versturen per (interne) post niet meer nodig. Let wel dat het beheren van een DMS/CRM systeem ook kosten met zich meebrengt, dus een werkelijke besparing is mede afhankelijk van de werkzaamheden van de organisatie zelf.
Indien u er als organisatie voor kiest om (gedeeltelijk) digitaal te gaan werken heeft u echter ongetwijfeld nog wel te maken met fysieke documenten. Denk hierbij aan uw bestaande archief maar ook de fysieke documenten die worden aangemaakt of aangeleverd (via post). De manier hoe u met deze documenten wilt omgaan zal afhankelijk zijn van zaken als; raadpleegfrequentie, bedrijfscultuur & de kosten etc.
De mogelijkheden die Vada aanbiedt op het gebied van digitaliseren zijn als volgt;
|
