Archiveren, digitaliseren, inventariseren, bewerken

archiefbewerking

Archiefbewerking, het opschonen en beschrijven van uw archief

U gaat in uw archief op zoek naar een bepaald stuk, maar heeft door de onlogische opbouw van het archief moeite om dit te vinden. Herkenbaar? U bent niet de enige, veel organisaties hebben te kampen met een niet consistent archief. De vindbaarheid van de stukken wordt hierdoor bemoeilijkt en er wordt meer bewaard dan noodzakelijk is. Door uw archief door VADA Archieven op de juiste manier in te laten richten en te laten bewerken, worden uw documenten (dynamisch, semi-statisch of statisch) op een kwalitatieve manier beheerd. Het opschonen en beschrijven van uw archief – oftewel: archiefbewerking – zorgt ervoor dat alleen dat bewaard blijft wat relevant en wettelijk vereist is.

Archiefbewerking voor overheidsstukken

Bij archiefbewerking wordt het archief door VADA Archieven opgeschoond en beschreven. Wanneer dat nodig is, verzorgen we uw documenten met de juiste (zuurvrije en weekmakervrije) materialen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij blijvend te bewaren overheidsarchieven die volgens de wet na twintig jaar, wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering, overgebracht moeten worden naar onze archiefbewaarplaats. Stukken die dan conform wettelijke kaders rijp zijn voor vernietiging, worden door ons klaargemaakt om voor vernietiging aan te bieden.

Voor instellingen en bedrijven geldt andere wet- en regelgeving dan voor overheden. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor het bewerken van het archief voor uw organisatie? Neem dan gerust eens contact met ons op.

Onze service

Expertise van medewerkers

Bij VADA Archieven werken uitsluitend deskundige medewerkers. Al onze medewerkers beschikken over de benodigde opleidingen en ervaring om onder meer overheidsarchieven te bewerken en conform de regelgeving over te dragen aan een gemeentearchief of regionaal archief. Maar ook non-overheidsinstellingen kunnen wij uitstekend van dienst zijn.

Software

Atlantis, MAIS-Flexis en meers: bij VADA Archieven maken we voor het bewerken en ontsluiten van uw archief gebruik van professionele en betrouwbare softwareprogramma’s.

Archiefbewerkingsplan

Indien gewenst beschikt VADA over de expertise om zelf archiefbewerkingsplannen op te stellen.

Bewaren en beheren

Nadat VADA-medewerkers de archieven op uw locatie hebben uitgeruimd en uw archief getransporteerd is naar ons pand, worden niet-geteste archieven direct overgeplaatst naar onze quarantaineruimte. Hier worden steekproefsgewijs schimmeltesten genomen. Als uit de testen blijkt dat uw archief schoon is, wordt het in de archiefbewaarplaats geplaatst. Uw te bewerken archief blijft gedurende de hele periode raadpleegbaar. Stukken kunnen zowel digitaal als fysiek worden uitgeleverd, uiteraard alleen aan personen die hiervoor gemachtigd zijn. De te bewerken stukken blijven op dezelfde locatie als waar deze worden bewaard. Na de bewerking gaan de blijvend te bewaren archieven terug naar de archiefbewaarplaats en worden de op termijn vernietigbare archieven bewaard in onze archiefdepots.

Menu
Home