Archiveren, digitaliseren, inventariseren, bewerken

Digitaliseren

Digitaal werken: overstap van fysiek naar digitaal archief

Als bedrijf of instelling krijgt u meer en meer te maken met digitale informatie. Onze ervaring is zelfs dat steeds meer organisaties overstappen op een paperless office, oftewel: volledig digitaal werken. Digitaal werken heeft zodoende invloed op uw archiefopslag en archiefbeheer: bestaande archieven dienen steeds vaker digitaal aangeleverd te worden. Dit heeft vele voordelen, zoals snellere levertijden, lagere kosten voor de aanvragen, minder risico op beschadiging en verlies van fysieke dossiers en een directe opname van het digitale dossier in het eigen document management systeem.

Uw archief digitaliseren, VADA Archieven helpt

Wanneer u er als organisatie voor kiest om (gedeeltelijk) digitaal te gaan werken, heeft u echter ongetwijfeld nog steeds regelmatig te maken met fysieke documenten. Denk hierbij aan uw bestaande archief, maar ook aan fysieke documenten die worden aangemaakt of die worden aangeleverd per post. VADA Archieven helpt u met het digitaliseren van deze documenten en/of uw volledige archief. Hiervoor bieden wij diverse diensten aan, zoals u rechts op deze pagina kunt lezen. Meer weten over de mogelijkheden voor uw organisatie? Wij geven u graag vrijblijvend advies.

Onze service

Scanning on demand

VADA Archieven helpt u met scanning on demand. Een ideale service, want het is vaak niet nodig om uw gehele fysieke archief te (laten) digitaliseren. Met scanning on demand laat u alleen die dossiers digitaliseren die u werkelijk nodig heeft. Het gewenste dossier is zeer snel beschikbaar, zodat uw wachttijd een stuk korter is dan wanneer u het fysieke dossier uit het archief wilt hebben. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook bezorgkosten. 

U kunt de gescande dossiers via onze beveiligde web applicatie (SSL-certificaat, gebruikersnaam/wachtwoord) downloaden, waarna de dossiers direct weer van onze server verwijderd worden.

Scanprojecten

Werkt u veelal met dynamische archieven die dus regelmatig opgevraagd worden? Dan raden wij u om dit dynamische archief te digitaliseren. VADA Archieven neemt graag uw scanproject voor rekening. 

VADA Archieven beschikt over professionele scanfaciliteiten en de benodigde ICT-kennis om uw dynamische archief accuraat te kunnen digitaliseren en beschikbaar te maken.

De kosten voor het digitaliseren wegen vaak op tegen de besparing en de gemakken die het digitale archief oplevert. Denk bijvoorbeeld aan de kortere en minder bewerkelijke raadpleegprocedure, waardoor u uw werk sneller kunt uitvoeren en u uw klanten beter kunt bedienen. U kunt altijd snel en gemakkelijk archiefstukken opvragen.

Digitale postkamer

Bent u al overgestapt op (volledig) digitaal werken? Dan wilt u wellicht ook al uw binnenkomende fysieke post in een digitaal archief (oftewel: digitale postkamer) opnemen. Het digitaliseren van deze poststroom kunt u gemakkelijk door VADA Archieven laten verzorgen.

Door onze intelligente scansoftware wordt de gewenste metadata automatisch van uw post gehaald, waarna wij het op verschillende manieren beschikbaar kunnen stellen.

De verschillende stappen van het ophalen en openen van de post tot aan de fysieke aflevering bij de geadresseerde zijn hierdoor allemaal overbodig geworden.U bespaart dus niet alleen tijd, ook uw personeelskosten kunt u hierdoor reduceren. Voor meer informatie over de digitale postkamer kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen.

Digitaal archiveren

Als ondernemer heeft u een wettelijke bewaarplicht voor een heel scala aan administratieve documenten, denk aan facturen, loonbrieven en arbeidscontracten. Deze documenten kunt u ook digitaal bewaren, namelijk in een elektronisch archief. 

VADA Archieven biedt u verschillende mogelijkheden om uw archief te digitaliseren, waarbij wij gebruik maken van intelligente scansoftware. De documenten worden daarna in ons eigen digitale archief geplaatst, een online archief waar uw data veilig wordt bewaard en elektronisch beschikbaar blijft tijdens de volledige duur van de bewaartermijn. De documenten kunnen wanneer nodig on demand worden bekeken, maar wel alleen door diegenen die daartoe bevoegd zijn. 

Door uw digitale archief bij VADA onder te brengen, weet u zeker dat uw documenten niet per ongeluk zoek raken of worden gewist. U zorgt er daarnaast voor dat uw eigen netwerkomgeving kleiner, en daardoor ook snel, blijft voor uw dynamische documenten.

Menu
Home