Archiveren, digitaliseren, inventariseren, bewerken

E-Archivering

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht om facturen, loonbrieven, arbeidscontracten en andere administratieve documenten gedurende een bepaalde periode te bewaren. Die verplichting geldt ook voor elektronische documenten.

Wat Vada u kan bieden is een online archief om veilig uw elektronische data te bewaren. Vada e-Archivering zorgt ervoor dat uw documenten elektronisch beschikbaar blijven tijdens de volledige duur van de bewaartermijn.

Door uw digitale documenten bij Vada te bewaren weet u zeker dat deze niet per ongeluk of kwaadwillend worden gewist of zoek raken. U zorgt er daarnaast voor dat uw eigen netwerkomgeving bescheidener en daardoor snel blijft voor uw dynamische documenten.

De documenten worden met bepaalde metadata veilig bij Vada opgeslagen en kunnen op ieder moment weer opgeroepen worden. Maar dan alleen voor degenen die daartoe bevoegd zijn.

Bovendien wordt alles vastgelegd wat er met het document is gebeurd zodat u weet wie uw archief heeft geraadpleegd en hoe vaak uw archief wordt benaderd.

Onze service

Opslag & Beheer

VADA biedt verschillende opslagmogelijkheden voor zowel dynamisch archief dat regelmatig wordt geraadpleegd als voor (semi-)statisch archief. Ook voor historische documenten en archieven met een lange bewaartermijnen (lange dan twintig jaar) heeft VADA de perfecte oplossing.

Archiefbewaarplaats

Een Archiefbewaarplaats is bestemd voor de opslag van archief dat blijvend bewaard moet blijven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan historisch archief van gemeenten, dat tot het cultureel erfgoed van ons land behoort. Zoals u zult begrijpen moet een archiefplaats voldoen aan de hoogste wettelijke eisen. VADA Archieven neemt deze taak zeer serieus. In onze archiefbewaarplaats zijn uw documenten dan ook beschermd tegen alle invloeden van buitenaf. Onder meer de temperatuur en het vocht worden accuraat geregeld en de toetredende lucht wordt gezuiverd van temperatuur- en luchtvochtigheidverschillen.

Digitaliseren

Met een eigen scanafdeling zijn wij in staat om uw fysieke documenten zeer snel digitaal beschikbaar te stellen. Dit wordt ook wel scanning on demand genoemd. En ook voor het digitaliseren van grote hoeveelheden documenten kunt u bij ons terecht.

Archiefdozen

Wanneer u uw archief goed wilt bewaren, zult u gebruik moeten maken van (zuurvrije) archiefdozen. Bij VADA kunt u terecht voor archiefdozen voor zowel vernietigbare als historische archieven. De dozen zijn allen zeer gebruiksvriendelijk en zijn daarnaast honderd procent recyclebaar. Uiteraard worden deze dozen ook gebruikt wanneer u besluit uw archief naar onze archiefbewaarplaats over te brengen.

Menu
Home