Archiveren, digitaliseren, inventariseren, bewerken

NIEUWS

Tevreden klant aan het woord: gemeente Capelle aan den IJssel

 januari 2015 beheert VADA Archieven de historische archieven van de gemeente Capelle aan den IJssel. De opdracht is ons gegund na een nationale aanbesteding. Vorig jaar is de samenwerking na een nieuwe aanbesteding met nog eens vijf jaar verlengd. “Het voelt voor ons niet alsof we een klant-leverancier-relatie hebben, maar alsof we collega’s zijn - zó prettig werken we met VADA samen. Toen we in 2021 opnieuw moesten aanbesteden, hoorde ik dan ook van mijn teamleden: ‘Als het maar wel weer VADA wordt!’”, vertelt Kirsten van Opijnen, unithoofd Informatie bij gemeente Capelle aan den IJssel.

Aan alle voorwaarden voldoen

“Voor 2015 was ons archief ondergebracht bij het Stadsarchief Rotterdam”, vertelt Van Opijnen verder. “Omdat daar toen nog geen digitale dienstverlening mogelijk was, heeft het vorige unithoofd van mijn afdeling een aanbesteding uitgeschreven. Een opvallende keuze misschien, want veel gemeenten blijven gewoon jaar in, jaar uit bij hun streek- of stadsarchief zónder te bedenken of ze eigenlijk wel tevreden zijn over de dienstverlening. Mijn voorganger dacht hier echter anders over en besloot om op zoek te gaan naar een nieuwe partner voor ons archief. Ik werkte toen ook al op deze afdeling en was nauw betrokken. VADA heeft zich ingeschreven op onze aanbesteding en kon als enige partij aan al onze voorwaarden voldoen. De keuze was dus snel gemaakt.”

Van leeskamers tot een koeriersdienst

VADA biedt een archiefbewaarplaats conform de Archiefwet, leeskamers waar zowel medewerkers van de gemeente als burgers het archief mogen raadplegen én een koppeling met archieven.nl. “Ook de investering, die vele malen lager is dan bij het Stadsarchief Rotterdam, en de snelle levertijden bij zowel fysiek als digitaal opleveren spraken ons aan”, zegt Van Opijnen. “Natuurlijk ligt Nijverdal voor ons niet naast de deur, maar dat is dankzij de koeriersdienst van VADA geen probleem. Hebben we met spoed iets nodig, dan komen ze de bewuste archiefstukken ook met spoed brengen. Maar heeft een bepaalde opdracht geen haast, dan denken wij ook met hen mee. Ze kunnen dan bijvoorbeeld ritjes combineren en hoeven niet op en neer naar Capelle aan den IJssel te rijden. Omdat onze samenwerking zo prettig is, komen we altijd samen tot een goede oplossing.”

Digitaal werken in DIGAVA

Eén van de redenen om in 2015 de aanbesteding uit te schrijven, was de wens om te digitaliseren. Met DIGAVA is die wens in vervulling gegaan. Van Opijnen: “Inmiddels hebben we ons bouwarchief tot 1986 aan VADA overgedragen. VADA heeft dit archief voor ons gecontroleerd op inhoud, klaargemaakt voor lange termijn bewaren, voorzien van nieuwe omslagen en in zuurvrije dozen opgeslagen. Nu wordt het archief stap voor stap gedigitaliseerd. Vraagt iemand een document uit dit archief op, dan wordt het document in DIGAVA gezet en vervolgens digitaal aangeboden. Dit werkt heel goed. Voor onze afdeling vastgoed staat verder het complete werkarchief in DIGAVA. Het gaat dan om alle panden in de gemeente inclusief tekeningen. De afdeling is daar heel tevreden over. Het systeem is namelijk gebruiksvriendelijk én ze kunnen nu beveiligd documenten met externen delen, denk aan partijen die onderhoud voor onze gemeente uitvoeren. Deze partijen kunnen de documenten ook aanpassen, bijvoorbeeld als ze in een bepaald pand een muurtje hebben uitgebroken, en vervolgens weer in DIGAVA zetten. Zo zijn tekeningen altijd up-to-date.”

Een open en eerlijke samenwerking

Inmiddels maken al meer afdelingen van gemeente Capelle aan den IJssel gebruik van DIGAVA. “De afdeling financiën leest bijvoorbeeld eens per maand de debet facturen in, en de afdeling publiekszaken digitaliseert alle aktes. En ik verwacht zeker dat nog meer afdelingen gebruik gaan maken van het digitaal archief. Komt er een vraagstuk bij mijn afdeling binnen, dan vraag ik VADA naar de opties. Kan iets niet, dan hoor ik dat ook - iets wat ik erg waardeer. Ik kan alles bij ze op tafel leggen en ze zijn eerlijk genoeg om het aan te geven als wat ik vraag niet mogelijk is. Voor mij zijn die openheid en eerlijkheid nóg een reden om hen als onderdeel van de gemeente te zien, en niet als leverancier. Ook denken ze goed met ons mee. Toen onze gemeente een grootschalig onderzoek wilde doen voor de WOZ, hebben ze met voorrang bijna 800 dossiers voor ons gedigitaliseerd. En als ze een verzoek krijgen over een document of dossier waarbij ze twijfelen of ze die wel mogen vrijgeven, dan nemen ze netjes eerst contact met ons op”, aldus Van Opijnen.

Excellente dienstverlening

De toekomst met VADA ziet Van Opijnen dan ook rooskleurig in. “Vorig jaar was ik in Nijverdal op bezoek en zag ik dat VADA ook het inventariseren en bewerken van archieven als dienst aanbiedt. Dit is voor ons zeker interessant. Ik laat dit liever door specialisten doen dan dat ik hier zelf capaciteit voor moet aanboren en mensen voor moet opleiden. En zo zijn er nog wel meer werkzaamheden die ik de komende jaren bij VADA neer wil leggen. Dat kan ook, want we hebben in 2021 voor vijf jaar bijgetekend en kunnen daarna officieel nog één jaar verlengen. Pas in 2027 moeten we volgens wet- en regelgeving weer aanbesteden. Maar als het aan mijn team ligt, blijven we ook daarna bij VADA. Ze bieden gewoon excellente dienstverlening.”

Onze service

Opslag & Beheer

VADA biedt verschillende opslagmogelijkheden voor zowel dynamisch archief dat regelmatig wordt geraadpleegd als voor (semi-)statisch archief. Ook voor historische documenten en archieven met lange bewaartermijnen (langer dan twintig jaar) heeft VADA de perfecte oplossing.

Archiefbewaarplaats

Een Archiefbewaarplaats is bestemd voor de opslag van archief dat blijvend bewaard moet blijven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan historisch archief van gemeenten, dat tot het cultureel erfgoed van ons land behoort. Zoals u zult begrijpen moet een archiefplaats voldoen aan de hoogste wettelijke eisen. VADA Archieven neemt deze taak zeer serieus. In onze archiefbewaarplaats zijn uw documenten dan ook beschermd tegen alle invloeden van buitenaf. Onder meer de temperatuur en het vocht worden accuraat geregeld en de toetredende lucht wordt gezuiverd van temperatuur- en luchtvochtigheidverschillen.

Digitaliseren

Met een eigen scanafdeling zijn wij in staat om uw fysieke documenten zeer snel digitaal beschikbaar te stellen. Dit wordt ook wel scanning on demand genoemd. En ook voor het digitaliseren van grote hoeveelheden documenten kunt u bij ons terecht.

Archiefdozen

Wanneer u uw archief goed wilt bewaren, zult u gebruik moeten maken van (zuurvrije) archiefdozen. Bij VADA kunt u terecht voor archiefdozen voor zowel vernietigbare als historische archieven. De dozen zijn allen zeer gebruiksvriendelijk en zijn daarnaast honderd procent recyclebaar. Uiteraard worden deze dozen ook gebruikt wanneer u besluit uw archief naar onze archiefbewaarplaats over te brengen.

Menu
Home