Archiveren, digitaliseren, inventariseren, bewerken

NIEUWS

BLOG: Zoeken duurt altijd te lang

Voor veel mensen is dit helaas een bekend scenario: je wilt een bestand openen, maar wordt in je zoektocht belemmerd door een wirwar van mapjes en een lange lijst van documenten. En dan hebben we het over een bestand waarvan je ongeveer weet wat de naam is en in welke map het staat. Nóg lastiger wordt het wanneer je op zoek bent naar een bestand waarvan je de naam niet kent of waarvan je geen idee hebt in welke map deze is opgeslagen. Je kunt in dit geval alle mappen op je computer doorspitten of via een search naar mogelijke trefwoorden in de bestandsnaam zoeken. Vind je op die manier het juiste bestand? Dan is dat een mooi resultaat. Vind je het bestand niet, dan begint je zoektocht opnieuw.

Het opslaan van bestanden

Ook het opslaan van bestanden is niet altijd even gemakkelijk. Net als bij het zoeken moet je door een groot aantal mappen klikken en scrollen om bestanden in de juiste map op te slaan. Zeker wanneer verschillende collega’s tegelijkertijd in dezelfde map(pen) aan het werk zijn, gaat dit nog wel eens verkeerd. Een mogelijke, maar niet aan te raden oplossing voor dit probleem is het volgooien van je bureaublad met recente bestanden. Maar ook je bureaublad staat op een gegeven moment vol, waarna je weer een map moet aanmaken waarin je nieuwe bestanden kunt zetten… Zo is de cirkel rond.

Een goede oplossing

Wat zou het mooi zijn als er voor bovenstaande issues een oplossing zou zijn. Een systeem waarin je je bestanden gemakkelijk kunt opslaan en snel terug kunt vinden. Waarin je kunt zoeken op metadata: kenmerken die van te voren zijn ingericht aan de hand van de documentstromen van jou en je collega’s, denk aan documentsoorten/types, dossiernamen/nummers, NAW-gegevens en data. Een systeem waarmee je op een Google-achtige manier door mappen én bestanden kunt surfen. Een systeem dat je op die manier de tijd bespaart waar je om te beginnen al nooit genoeg van hebt.

Ontdek DIGAVA

Zijn bovenstaande zaken voor jou herkenbaar? Dan is DIGAVA wellicht een goede optie. Naast het bewaren van en zoeken naar bestanden heeft dit digitale archief nog vele andere voordelen, zonder dat je hier hoge kosten voor moet maken. DIGAVA is onderdeel van VADA Archieven. Wij bewaren en beheren sinds 1991 archieven van bedrijven en instellingen verspreid door heel Nederland. Kijk voor meer informatie op www.digava.com.

Onze service

Opslag & Beheer

VADA biedt verschillende opslagmogelijkheden voor zowel dynamisch archief dat regelmatig wordt geraadpleegd als voor (semi-)statisch archief. Ook voor historische documenten en archieven met lange bewaartermijnen (langer dan twintig jaar) heeft VADA de perfecte oplossing.

Archiefbewaarplaats

Een Archiefbewaarplaats is bestemd voor de opslag van archief dat blijvend bewaard moet blijven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan historisch archief van gemeenten, dat tot het cultureel erfgoed van ons land behoort. Zoals u zult begrijpen moet een archiefplaats voldoen aan de hoogste wettelijke eisen. VADA Archieven neemt deze taak zeer serieus. In onze archiefbewaarplaats zijn uw documenten dan ook beschermd tegen alle invloeden van buitenaf. Onder meer de temperatuur en het vocht worden accuraat geregeld en de toetredende lucht wordt gezuiverd van temperatuur- en luchtvochtigheidverschillen.

Digitaliseren

Met een eigen scanafdeling zijn wij in staat om uw fysieke documenten zeer snel digitaal beschikbaar te stellen. Dit wordt ook wel scanning on demand genoemd. En ook voor het digitaliseren van grote hoeveelheden documenten kunt u bij ons terecht.

Archiefdozen

Wanneer u uw archief goed wilt bewaren, zult u gebruik moeten maken van (zuurvrije) archiefdozen. Bij VADA kunt u terecht voor archiefdozen voor zowel vernietigbare als historische archieven. De dozen zijn allen zeer gebruiksvriendelijk en zijn daarnaast honderd procent recyclebaar. Uiteraard worden deze dozen ook gebruikt wanneer u besluit uw archief naar onze archiefbewaarplaats over te brengen.

Menu
Home